Cuando el número de documentos acumulados supera la capacidad de almacenamiento de una empresa es momento de tomar medidas rápidas y oportunas. Lo mejor en estos casos es contratar los servicios de custodia de documentos para reducir considerablemente el problema. Pero, ¿de qué se trata realmente y cómo podría beneficiarte?
Este sistema contribuye a la organización, control y administración de la información, pero también a la protección de los datos. Además, ha demostrado total efectividad al respetar los tiempos de conservación de cada uno de los papeles en custodia. Hoy te diremos en qué consiste, su importancia y principales beneficios.
¿En qué consiste la custodia de documentos?
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La custodia de documentos es un servicio destinado especialmente a aquellas compañías que requieren de ayuda para el almacenamiento y organización de su información privada. No importa si los datos están contenidos en documentos físicos o electrónicos, ya que es capaz de gestionar en ambos casos y de forma oportuna.
Las compañías que requieren de este servicio es porque:
- No cuentan con maquinaria especializada para el almacenamiento seguro de cualquier documentos.
- Tienen poco espacio en sus instalaciones para guardar información.
- Carecen de personal altamente especializado para la correcta gestión de los documentos.
Ahora, si solo deseas deshacerte definitivamente de ellos, puedes destruir papel gratis empleando algunas técnicas efectivas como la compra de una trituradora de documentos. Pero si quieres reducir papeles en grandes cantidades y con la mayor certeza posible, la mejor opción es contratar servicios especializados de destrucción de documentos Málaga.
¿Por qué es importante?
Por regla general, cualquier empresa (pequeña, mediana o grande) está en la obligación de mantener en reserva todos esos documentos en los que se encuentran datos confidenciales tanto de propietarios como de clientes. Solicitar ayuda a un servicio de custodia evitará que esa información caiga en manos equivocadas.
Los nuevos emprendedores también han visto la necesidad de acudir a compañías especializadas en custodia documental. La razón es sencilla y es que les será mucho más fácil ordenar, archivar y almacenar papeles, pues seguramente no cuentan ni con los medios ni experiencia para llevar a cabo este proceso por cuenta propia.
Una vez que el emprendimiento se ponga en funcionamiento y con él la gestión de algunos papeles, la normativa vigente también ordenará la ejecución de un proceso de destrucción efectivo para la protección de datos. Y para quienes desean realizar este procedimiento de manera segura y confiable, pueden solicitar servicios de destrucción de documentos Cádiz y destrucción de documentos Guadalajara.
Principales ventajas de la custodia documental
La custodia de documento garantiza algunos beneficios para las compañías que solicitan sus servicios. Y estos son algunos de ellos:
- Protege la información que está escrita en cualquier de los documentos.
- Ahorro considerablemente del espacio, además que garantiza un almacenamiento mucho más sencillo y óptimo.
- Se apega a las leyes vigentes de retención de documentos, al igual que la producción de algunos artículos se ajustan a las directrices de las Normativas DIN.
- Solo personal autorizado puede acceder a la información de los documentos en custodia.
- Las empresas dedicadas a este trabajo están en la obligación de acatar lo establecido en las leyes, con relación a los tiempos de conservación de documentos.
- Los dueños de la información que se encuentra en los documentos sentirán seguridad y tranquilidad, al saber que sus datos personales están protegidos.
¿Qué procesos intervienen durante la custodia de información?
Hay algunos aspectos importantes que intervienen durante todo el proceso de custodia de cualquier documento. Entre ellos están:
- El depósito y el tratamiento de la información establecida en el papel.
- Colocación de etiquetas, de acuerdo a la referencia y a los códigos.
- Revisión de las condiciones existentes para el cuidado y la conservación de los documentos.
- Instalación de una interfaz adecuada para permitir a los autorizados acceso a los datos confidenciales de los documentos.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es custodia de seguridad?
Se trata de un sistema empleado para la protección de la mercancía durante el traslado. Las empresas dedicadas a esta actividad deben realizar un análisis de los posibles riesgos de logística, durante este proceso para conocer a qué se enfrentan y cómo solventar posibles inconvenientes.
2. ¿Cómo acceder a un documento custodiado por el archivo?
Para que cualquier persona autorizada tenga acceso a un documento que se encuentra custodiado por el archivo, debe apelar a un préstamo de la unidad que hizo la transferencia.
3. ¿Qué es un archivo?
Básicamente, es una unidad que se dedica a la custodia y a la conservación de determinados documentos. Para ello utiliza cualquier soporte, que cuenta con valor administrativo, legal o histórico.