Cualquier empresa que gestione información privada de sus clientes está en la obligación de destruirla de manera rápida y segura, a través de procedimientos realmente efectivos que establece la ley. La norma es bastante clara al respecto y cumplir con ella al pie de la letra te hará acreedor del certificado de destrucción. Se trata de un documento de vital importancia que tendrás que presentar como soporte en auditorías externas o como pruebas en procedimientos legales.
¿Qué es un certificado de destrucción?
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Es la garantía que ofrece una empresa de destrucción de que en realidad ha cumplido con la tarea de reducir documentos confidenciales, encargada por otra compañía. Es útil para las dos organizaciones, pues refleja que han cumplido con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de los Derechos Digitales.
También avala el fiel cumplimiento del Reglamento Europeo y Normas UNE-EN 15713, que establece la segura destrucción de objetos confidenciales. Además, indica que el trabajo de reducción se ha apegado a la Norma DIN 66399, la cual determina el nivel de irrecuperabilidad de dichos informes para que la labor sea realmente segura.
Elementos que conforman un certificado de destrucción de documentos
Después de saber cuánto tiempo se deben guardar los documentos de una empresa, pero sobre todo la importancia del certificado de destrucción de dichos documentos para evitar filtración de información confidencial, debes saber qué elementos conforman dicha certificación y conocer cuándo es realmente válida.
- Fecha de destrucción: Se debe reflejar la fecha en la que los documentos son recogidos, pero también el día y la hora en que serán reducidos definitivamente.
- Lugar de la destrucción: El lugar de destrucción de documentos certifica la efectividad del procedimiento, a fin de satisfacer las demandas de cualquier cliente.
- Métodos y maquinarias empleados para la reducción de documentos: Deben ser escogidos aquellos establecidos en la ley para que la certificación del procedimiento sea efectiva.
- Nivel de corte y tamaño de las partículas de papel: Es importante para dar a conocer que los documentos destruidos no podrán recuperarse jamás. De esta manera, se cumple con lo establecido en la Norma DIN 66399.
Esta información garantiza que todo el proceso se ha llevado a cabo conforme a la ley. Es importante que en el momento preciso, escojas empresas reconocidas para ejecutar esta labor. Y entre las más populares están las de destrucción de documento confidencial Málaga y destrucción de documento Salamanca.
Importancia de la destrucción de documentos
La mayoría de las empresas dedicadas a esta actividad deben cumplir con una serie de requerimientos para una destrucción efectiva de los documentos confidenciales. Entre sus funciones están:
- Transportar y reciclar los documentos que serán reducidos.
- Firmar con sus trabajadores contratos con cláusulas de confidencialidad.
- Trazar el proceso de recolección de todo el material que será destruido.
- Garantizar la seguridad del traslado.
- Ofrecer un tratamiento acorde a cada uno de los documentos.
Para que cada uno de estos pasos se cumplan, es importante contratar los servicios de destrucción de documentos Almería. Garantiza un trabajo impecable, acorde a las necesidades establecidas tanto por el cliente como por las leyes.
El certificado de destrucción es útil en caso de que una compañía determinada deba enfrentar inspecciones de tipo legal o auditorías externas. Este documento es importante para demostrar que la destrucción de información confidencial se ha llevado a cabo de manera efectiva.
Si esta certificación no es emitida por los entes correspondientes, quiere decir que el trabajo no se ha cumplido tal y como lo dicta la ley. Por tal razón, los riesgos de una filtración de datos sería inminente, al igual que los problemas que pudiera enfrentar el afectado en un futuro.
También es sumamente importante, ya que garantiza muchísima confianza. En este caso, una compañía que requiera de la destrucción de documentos puede delegar a otra empresa la gestión de esta importante actividad, entendiendo que cuenta con las herramientas para lograr un resultado excepcional.
Si una empresa determinada desconoce el destino de su información confidencial, corre el riesgo de perder reputación positiva en el mercado. Pero además, está expuesta a cualquier multa de las autoridades competentes, al no cumplir con lo estipulado en la norma vigente.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuánto se cobra por destrucción de documentos?
El coste del servicio varía de acuerdo a la compañía que lo ejecuta. Pero un precio estándar puede ser de 27,50 euros, lo que para muchos es equiparable a la calidad del trabajo realizado.
2. ¿Cómo se realiza la destrucción de documentos?
En esencia existe tres procedimientos para la destrucción de un documento: Contratar a una compañía especializada en el tema para efectuar la tarea, triturarlo por medio de una máquina trituradora de documentos o quemarlo.
3. ¿Cuándo se debe destruir un papel?
Los papeles contables y mercantiles deben ser destruidos en lapso de 6 años, los documentos tributarios en 4 años, mientras que los fiscales en 10. Las infracción laboral tendrá una vida útil de 3 años y las infracciones de seguridad social, unos 4.