Cómo hacer una digitalización de documentos

¿Cómo hacer una digitalización de documentos?

Muchos se preguntarán cómo hacer una digitalización de documentos o de archivos de manera simple, rápida y segura. Y aquí te diremos paso a paso cómo llevar a cabo este procedimiento desde diferentes dispositivos, así que presta atención a este nuevo artículo en yoloborro.es.

La digitalización es una tarea imprescindible a día de hoy, ya que garantiza el acceso a cualquier documento de carácter electrónico sin importar el lugar donde te encuentres. El proceso implica la ejecución de algos pasos como recogida, digitalización e indexación. 

Pero también incluye validación de campo y más adelante la exportación de ficheros. Hoy te diremos qué puedes hacer si en tus planes está digitalizar algún documento o archivo utilizando la computadora o cualquier dispositivo móvil.

Digitalización de documentos desde un teléfono móvil

Digitalización de documentos desde un teléfono móvil

Aquí te diremos cada paso para digitalizar un archivo o un documento usando un smartphone o dispositivo móvil Android y Apple.

Con dispositivos Android

  • Paso1: Lo primero que debes hacer es abrir en tu dispositivo Android la aplicación de Google Drive. Si no está disponible, descárgala gratis desde la tienda de Google Play.
  • Paso 2: Pulsa el botón «Añadir» que encontrarás justo en la esquina inferior derecha. Después escoge la opción de «Escaneado». Acto seguido, se activará la cámara del móvil para digitalizar cualquier documento.
  • Paso 3: Ubica la cámara de manera tal que puedas encuadrar muy bien todo el documento. Luego, pincha el botón para disparar fotografía para lograr una captura clara y nítida.
  • Paso 4: Haz los ajustes que consideres necesarios. Por lo general, la opción de Recorte es la más utilizada. Una vez que hayas hecho los ajustes, guarda los cambios realizados. El archivo se almacenará en formato PDF de forma automática en Drive.

Con iPhone o iPad

  • Paso1: Antes que nada, entra a la aplicación Notas que está disponible en iPhone o iPad. Crearás una nota en la que podrás adjuntar el documento que quieres digitalizar.
  • Paso 2: Pincha el botón «+» que encontrarás en la esquina inferior derecha. Seguidamente, pulsa el botón «Escanear documento».
  • Paso 3: Notarás que la cámara del dispositivo se activa y tendrás que colocarla sobre el documento hasta cubrirlo en su totalidad. Presiona el botón de disparo de la cámara cuando el documento esté encuadrado.
  • Paso 4: Haz los ajustes que creas necesarios. Utiliza la opción de recorte para eliminar los elementos restantes del papel o documento.
  • Paso 5: Si ya está perfectamente ajustado, entonces pulsa la opción «Conservar archivo escaneado», haciendo que el sistema elimine los elementos de sobra hasta generar un documento plano y perfecto.
  • Paso 6: Adjunta el archivo en la nueva nota después de tocar el botón «Guardar».

Digitalización de documentos desde la PC

Digitalización de documentos desde una computadora

También hay una forma sencilla de digitalizar un documento utilizando para ello una PC de Windows o Macintosh. Aquí te diremos qué hacer en ambos casos.

Con Windows 10

  • Paso1: Enciende el escáner como primer paso para la digitalización del documento. Para encontrar la aplicación, debes escribir la palabra Escáner en la opción de búsqueda. Si no aparece es porque no está disponible y requiere de una descarga gratuita.
  • Paso 2: Verifica que esta aplicación haya identificado el escáner y que a su vez aparezca en el campo de escáner. Pulsa el botón «Mostrar más» para hacer los ajustes necesarios en las opciones del archivo digitalizado.
  • Paso 3: Después de que hayas hecho todos los ajustes, oprime el botón «Vista previa» para que el sistema realice un escaneado a modo de prueba.
  • Paso 4: Ajusta el documento digitalizado y haz los recortes que consideres pertinentes en las esquinas del documento.
  • Paso 5: Pulsa el botón «Digitalizar» y el sistema de forma automática escaneará el documento, tomando en cuenta cada uno de los ajustes hechos previamente.

Con un Mac

  • Paso1: Prepara el documento que quieres digitalizar, luego enciende el escáner. Ahora inicia la app Captura de imagen y verás el escáner de el Mac en la zona lateral izquierda de la pantalla.
  • Paso 2: Pulsa sobre el panel para tener una vista panorámica del escaneo.
  • Paso 3: Ve hasta la opción «Mostrar detalles» y haz los ajustes necesarios. Esta opción es súper útil porque muestra una vista previa del documento que vas a digitalizar.
  • Paso 4: Delimita cada una de las esquinas del documento utilizando un marco digital.
  • Paso 5: Si ya has delimitado el documento, pulsa el botón «Escanear» y verás el documento digitalizado  en el formato elegido.

¿Por qué debes digitalizar tus documentos?

Existe muchísimas razones por las que debes digitalizar cualquier documento. El proceso garantiza una serie de ventajas que te diremos a continuación:

  • Los documentos digitalizados son más fáciles de gestionar y de manipular.
  • Puedes firmarlos, enviarlos, modificarlos e incluso cambiarlos de formato de forma sencilla y sin coste alguno.
  • Los documentos con formato digital están al alcance de tu mano si los almacenas en la memoria de un smartphone, dispositivo móvil o en la nube.
  • Garantiza ahorro de recursos al momento de gestionar tu propia compañía.
  • También te libera de costos por conceptos de impresión, ya que gastarás menos en la compra de papel y consumibles.

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