Cuando el archivo de una oficina está repleto y ya no cabe ni un papel más, nos planteamos seriamente la posibilidad de empezar a desechar lo que no es útil. Mientras tanto, seguimos acumulando documentos creyendo que en algún momento volveremos a consultarlos.
Pero, ¿cuánto tiempo se deben guardar los documentos de una empresa?
La respuesta a esta interrogante la tendrás hoy en yoloborro.es. Es que en la actualidad, existen variables que condicionan la conservación de los documentos en una compañía determinada y en este artículo explicaremos de forma clara, precisa y concisa cuáles son.
¿Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una compañía?
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Ya hemos hecho referencia sobre la existencia de variables que determinarán el tiempo de vigencia de un documento determinado. Pues bien, a continuación te diremos cuáles son, así que ¡presta mucha atención!
1. Documentos de carácter fiscal
La norma en materia fiscal es clara al establecer un lapso de hasta 4 años para la conservación de documentos. Empiezan a contar desde el momento en que son presentados a la institución correspondiente.
Transcurrido ese tiempo, podrás deshacerte de él de forma segura, respetando los parámetros establecidos por la Ley de Protección de Datos, para mantener en resguardo información confidencial.
Si llegase a existir casos de prescripciones o de pérdidas, el periodo de almacenamiento podría ser de hasta 10 años aproximadamente.
2. Documentos de índole mercantil
Los documentos mercantiles están regulados por el Código de Comercio vigente. Estos son correspondencia, libros contables y papeles relacionados a una empresa.
La normativa asegura un lapso de conservación no mayor a los 6 años. Después de eso, puedes pensar en desecharlos de manera sencilla y segura.
Ahora, podrás guardar de forma adecuada los registros contables, los cuales serán muy útiles si en tus planes está hacer una consulta en el futuro.
También es factible hacer copias digitales y almacenar los documentos en el ordenador, en la nube, o en un sistema informático especialmente diseñado para ello.
3. Facturas
Las facturas son imprescindibles para los negocios, tanto que la Ley General Tributaria establece un tiempo de conservación de hasta 4 años.
Sin embargo, la normativa vigente relacionada a la prevención de blanqueo de capitales determina que las facturas pueden ser archivadas por 10 años.
4. Documentación laboral
Los documentos de carácter laboral también tienen su propio tiempo de vida útil. Pero dependerá del tipo de documento.
- Documentos laborales: Estos son los libros de visita, contratos de trabajo, actas de renuncia, entre otras. Tienen un tiempo de conservación de 6 años.
- Prevención de riesgos laborales: Se trata del plan de prevención, servicio de prevención, planes de emergencia, evaluación de riesgos, documentación relacionada a cualquier información, expedientes de accidentes de trabajo, entre otros. Estos tienen un tiempo de duración de 6 años.
- Documentos laborales: Están relacionados a los libros de visita y contratos de trabajo. Pero también a las comisiones de aperturas de la mayoría de centros de trabajo, cuyo lapso de conservación es de 6 años.
5. Otros documentos
Existe otra serie de documentos que incluye información personal de usuarios que no tenían fecha de conservación hasta que entró en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Pero una vez vigente, se obliga a los dueños de compañías colocar una fecha para su destrucción de forma segura, a fin de no comprometer datos sensibles de los usuarios.
Si nuestro tema de hoy ha sido de mucha utilidad, entonces te invitamos a leer el artículo cómo reciclar radiografía para que amplíes conocimientos sobre cómo desechar papeles inútiles que solo ocupan espacio en casa.
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