Pocos han escuchado hablar del expurgo de documentos aunque en la actualidad es una técnica que ha cobrado fuerza dentro del mundo organizacional. El término «expurgar» es lo más parecido que hay a «destruir» y cada vez cobra mayor protagonismo en compañías que buscan proteger la confidencialidad de la información contenida en determinados papeles.
Hoy en yoloborro.es hablaremos de este procedimiento de carácter legal para que puedas entender en qué consiste y cuál es su importancia, así que te invitamos a seguirnos hasta el final para entender también cuáles son los pasos a seguir para obtener buenos resultados. Y ya que estás en nuestra web, te invitamos a leer el artículo cómo se recicla el papel de forma sencilla, rápida y segura.
¿En qué consiste el expurgo de documentos?
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El expurgo de documento es básicamente una medida certificada para la destrucción de documentos que ha resultado útil para cualquier empresa. Y es que además de proteger la confidencialidad de los datos plasmados en los documentos, cumple con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
El proceso para expurgar es bastante sencillo aunque debe llevarse a cabo con especial cuidado. Primero hay que identificar cuáles son los documentos archivados que carecen de utilidad para ser destruidos en el menor tiempo posible. Hay dos formas de ejecutar la medida.
- Particular o privado.
- A nivel de administración pública o empresarial.
¿Cómo es el proceso de expurgo de un documento?
El expurgo de documentos inicia justo después de que los papeles a destruir son entregados a una compañía especializada y certificada para efectuar dicha labor. Los documentos deben estar dentro de contenedores sellados por las autoridades de aquellas empresas que han solicitado el servicio.
Los contenedores son trasladados hasta un lugar completamente cerrado, el cual, por lo general, tiene estricto control de acceso. Solo los encargados de la «destrucción» podrán ingresar al recinto en momentos muy específicos.
Para culminar el procedimiento, hay que destruir cada uno de los documentos en maquinarias especializadas que se encuentran dentro de la compañía que presta servicios de expurgo. Después, se trasladan los restos de papel a una empresa de reciclaje para su transformación y reutilización.
¿Por qué es tan importante la destrucción de documentos bajo la modalidad de expurgo?
El expurgo de un documento se ha convertido en un imprescindible para diferentes organizaciones, instituciones y empresas privadas. De hecho, se trata de un mecanismo de obligatorio cumplimiento desde la aprobación del nuevo Reglamento General de Protección de Datos en mayo de 2018.
La razón es más que evidente: Proteger la confidencialidad de los documentos que por su falta de utilidad serán destruidos.
Pero también se busca evitar sanciones por incumplimiento de la normativa vigente que van desde los 20 millones de euros o el pago de 4% de las facturas por año. Los montos establecidos por la ley superan a los tipificados en la norma anterior, a fin de obligar al cumplimiento del deber.
Principales ventajas
La actividad de expurgo de documentos que se ha empleado en la mayoría de empresas cuenta con una serie de beneficios. Estos son:
- Las compañías reducen de manera considerable el nivel de incertidumbre sobre los datos vinculados a ciertos documentos.
- Se refleja un ahorro significativo, ya que las compañías no están obligadas a pagar por labores de mantenimiento de las instalaciones en las que están archivados documentos inútiles.
- La reducción de costes por concepto de personal calificado para la búsqueda de documentos es notoria.
- Mejor identificación de documentos en estado de obsolescencia que deben ser destruidos por compañías especializadas.
- La confidencialidad de la información se mantiene protegida, aun cuando los documentos están en un lugar determinado a la espera de ser destruidos.
El expurgo de documento es un tema de interés para muchas empresas, las cuales emplean dicha técnicas en cumplimiento de la ley. Si estás al frente de una compañía y necesitas deshacerte de montañas de papeles inútiles, te invitamos a seguir el procedimiento legal. Pero si quieres aprender más sobre gestión de una oficina, también te invitamos a leer nuestro artículo cómo destruir un disco duro para evitar que los datos almacenados caigan en manos inadecuadas.
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