Para que la organización de los documentos sea realmente efectiva, es fundamental conocer los tipos de archivos que existen. Ayudarán con la correcta clasificación de cualquier información en la empresa, a la vez que evitarán inconvenientes a la hora de buscar y consultar datos en el futuro.
Sabemos que estás interesado en el tema, por lo que hoy en yoloborro.es hablaremos de él con especial detalle. Si lees hasta el final, descubrirás los tipos de archivos disponibles y cuál es el más beneficioso para tu negocio. Pero ante de entrar de lleno en el asunto, te invitamos a leer nuestro artículo digitalización de documentos.
¿Qué es un archivo?
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Un archivo no es más que es un cúmulo de documentos generado por figuras jurídicas o físicas, pero también por organizaciones pública y empresas privadas en cumplimiento con sus actividades. El término proviene del latín archivum.
Los archivos o conjunto de documentos que hacen referencia a ellos pueden ser recortes de periódicos, libros y fotografías. Garantizan valor histórico y están disponibles para quienes desean investigar un hecho determinado en cualquier momento.
También pueden ser de carácter informático. Y en este sentido se entiende como la combinación de bytes que llevan a cabo una serie de registros. Se les denomina informáticos por su capacidad de digitalizar cualquier documento físico para asegurar una mejor gestión de ellos.
Todo archivo de carácter informático posee una serie de elementos, los cuales son nombre, tamaño, extensión, ubicación, formato y descripción.
¿Qué tipos de archivos existen?
Los archivos de origen documental se pueden clasificar en diversas formas. Después de analizarlas, sabrás cuál es la más indicada para tu tipo de empresa.
Por su tipo de organización
Centralizados
Es la que realiza el personal altamente calificado que depende exclusivamente de la empresa en cuestión. Por lo general, tienen su propio departamento al que denominan «Archivo».
Sus trabajadores manejan técnicas de acceso, organización, conservación y destrucción especializadas. Si alguna persona interesada requiere de algún documento, debe solicitarlo previamente a los encargados de esta oficina.
Descentralizados
A diferencia del anterior, cada una de las oficinas de una misma empresa maneja su propio archivo. En otras palabras, se encargan de la organización y conservación de todos los documentos que derivan de ellos de manera independiente.
Por esta razón es que puedes ver departamentos como «archivo de almacén», «archivo de contabilidad» o «archivo de mantenimiento» dentro de una misma corporación. Llevar a cabo este tipo de archivo no siempre requiere de expertos en la materia.
Al ser de carácter independiente, las empresas que manejan este tipo de archivo efectúan consultorías frecuentes. La intención es revisar el trabajo hecho y sugerir la unificación de criterios en cuanto el método de almacenamiento.
Mixtos
Los archivos mixtos son los que generalmente reúnen documentos de las dependencias de una misma compañía, aunque con una organización centralizada que se encarga de reunir, organizar y hasta conservar la información almacenada.
Este procedimiento permite la obtención de documentos por cada oficina, pero también asegura la conformación de un archivo histórico de carácter central, al que cualquier miembro de la compañía puede acceder para la realización de alguna consulta.
Por frecuencia de uso
Activo
Son papeles creados de manera reciente y que su utilidad es de pocos días. Hay documentos activos, cuya vigencia puede durar mucho más tiempo, ya que requieren de una consulta de por lo menos una vez por mes. Deben estar disponibles.
Semiactivo
Por lo general, son documentos con un ciclo útil definido y que funcionan para una actividad en específico. Los archivos semiactivos son procedentes de los documentos activos. Y su principal objetivo es rendir cuentas de operaciones que ya fueron ejecutadas.
Inactivo
Los archivos inactivos incluyen aquellos documentos que ya no tienen utilidad para las compañías a las que fueron destinados en un principio. No obstante, son conservados porque cuentan con valor histórico, político o documental.
Normas para realizar archivos
Hoy en día las empresas que necesitan almacenar documentos, aplican las normas que les parezcan más convenientes. Generalmente, las condiciones para realizar tipos de archivos lo ordena el jefe de departamento, considerando cualquiera que escoja como la más apropiada para su gestión. No obstante, existe una regla básica para llevar a cabo cualquier archivo.
- Asegurar que haya finalizado la toma de datos o el recorrido.
- Especificar cuál es el tiempo de permanencia que tiene cada uno de los archivos elaborados.
- Evitar la acumulación de documentos, ya que podría hacer más difícil este proceso en el futuro.
- Jamás hagas interpretaciones a la ligera de las normas para la organización y para la gestión de cualquier archivo de documentos.
- Si necesitas sacar algún documento del archivero, asegúrate de dejar en el espacio vacío una ficha referencial que indica nombre de la persona, fecha y departamento que la ha extraído.
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