Desde que el término ciclo vital de los documentos apareció por primera vez durante la Segunda Guerra Mundial, no ha dejado de utilizarse para hacer referencia a las diferentes fases por las que atraviesa un documento determinado. Estas van desde su creación hasta su destrucción o almacenamiento permanente.
Pero, ¿en qué consiste en realidad el ciclo vital de los documentos? Hoy responderemos a esta cuestión y también te diremos cuáles son sus edades y sus diferentes etapas, así que pon mucho cuidado a este nuevo artículo en yoloborro.es. Y antes de entrar de lleno en el tema también queremos que leas más contenido de interés como Digitalización de documentos.
¿Cuáles son las fases del ciclo vital de los documentos?
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Para entender el ciclo vital de los documentos es esencial conocer las diferentes etapas por las que seguramente pasa cualquiera de ellos. Y estas son:
- Creación o generación del documento: Por su puesto que es el inicio de todo y aplica tanto para los documentos físicos como para los documentos digitales.
- Almacenamiento o archivo: Hace referencia al almacenamiento en su forma física o digital, según el formato en el que fue creado el documento.
- Categorización: Es la fase en la que se lleva a cabo la organización de cualquier escrito, no importa cuál haya sido el formato de su creación. La categorización se efectúa siguiendo los parámetros con los que fueron generados.
- Envío o transferencia: Tal y como su nombre lo indica, es la etapa en la que un documento es enviado de un sitio a otro. Pero según el formato elegido para su creación, la transferencia se lleva a cabo mediante correo físico o correo electrónico.
- Distribución o divulgación: Corresponde netamente a aquellos documentos de interés público. Bajo esta categoría, deben ser divulgados por cualquier medio efectivo para hacerlo del conocimiento popular.
- Utilización colaborativa: Esta etapa ha sido desarrollada de forma reciente y está directamente relacionada a los documentos digitales. La intención es compartir los documentos, a fin de que lleguen a manos de todas las partes interesadas.
- Fase de consulta: Indispensable para aquellos documentos o papeles que requieren de consulta. Esta fase dentro del ciclo de vida de los documentos requiere de la activación de protocolos de seguridad, pero también los de accesibilidad. Esto dependerá exclusivamente del tipo de público al que va dirigido.
- Destrucción o archivado: Decide cuánto valor histórico tiene un documento para archivarlo o si es mejor terminar por destruirlo, ya que después de usarlo carece de utilidad.
Edades de los documentos
El uso de todo documento varía a lo largo de su vida útil. Y partiendo de esta premisa fue que Carlos Wyffels diseñó una teoría de las 3 edades de un documento en el año 1972. El historiador belga afirmó que la utilización de un documento era más que necesaria desde su creación, pero que a lo largo del tiempo su importancia iría reduciendo hasta llegar el momento de archivar o destruir. Y consideró que los ciclos por los que pasa todo documento están divididos en edades, las cuales son:
Activa o administrativa – Archivo de gestión
Por su puesto que es cuando se crea un documento determinado. De allí pasa por otras fases de igual relevancia como la consulta y transferencia. Pero también es la etapa en la que es compartido a todas las partes interesadas. También se le conoce como periodo activo.
Intermedia o semiactiva – Archivo central
Esta es la edad en la que cualquier texto pierde importancia y su utilidad no es tanta como en su edad activa o administrativa. No obstante, puedes conservarlo por si necesitas hacer una consulta en algún momento determinado.
La utilidad en la edad semiactiva varía según el tipo y el contexto en el que han sido creados ciertos tipos de documentos. Por ejemplo, los textos jurídicos son imprescindibles y pueden tener mayor longevidad que una boleta procedente de servicios públicos.
Inactiva o histórica – Archivo histórico
La fase final implica archivar o destruir. Cualquiera de las dos opciones son completamente válidas en este momento, pero la elección dependerá de la naturaleza del documento en cuestión. Si decides archivarlos pasan a ser históricos y tal vez en algún momento alguien más deba consultarlos.
Tal y como su nombre lo indica, los documentos de carácter históricos adquieren una función más cultural e investigativa. Y una vez que están en esta fase, son almacenados bajo parámetros estrictos de conservación para asegurar su integridad por mucho más años.
¿Qué tipo de documentos existe?
Si te preguntas si todos los documentos tienen el mismo ciclo de vida, la respuesta es un rotundo no. Claro que existe muchos tipos de documentos y en la actualidad cada uno cumple con diferentes fases, según su naturaleza. Estos son:
- Correo electrónico: Son los más utilizados a día de hoy y son clasificados de acuerdo a la fecha de envío, cliente o tipo de caso. Los correos electrónicos son archivados de acuerdo a las políticas de E-mail.
- Correo postal: El correo postal es en la actualidad una necesidad, a pesar que muchas empresas tratan de reducir el uso de papel. Algunas empresas optan por la digitalización de este tipo de documentos, por lo que integran un ciclo de vida útil electrónico.
- Nóminas: También son documentos importantes porque están relacionados al pago de los trabajadores de compañías determinadas. Los datos de las nóminas están en los diferentes software especializados que manejan las oficinas de Recursos Humanos.
- Facturas: Las facturas son importantes para cualquier negocio, ya que incluye información útil relacionada al comprador, cliente o proveedores. De igual forma, muestra datos sobre IVA. Estos documentos deben ser almacenados y aprobados.
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